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転職時の引き継ぎは、これまで担当してきた業務を整理すること、また後任者に業務内容や状況を説明することの２段階からなっています。
何事も口頭での説明だけでは連絡ミスが起こりがちなので、できる限り文書化しておくことが重要なポイントとなります。
転職時の引き継ぎは、辞める人が一人で行うものではなく、後任者との間で進めるものです。また、新たに代わりの作業者を増員する場合は、暫定的に上長あるいは同僚が業務を引き継ぐのが普通で、本来の業務の合間を縫って引き継ぎをすることになります。
上司の指示で誰が業務を引き継ぐのか判明した時点で、まずは相手のスケジュールを確認することから始めましょう。
業務の引き継ぎが予定より短期間で終了し、残務整理も一段落した後は、特にすることがなく、手持ちぶさたになりがちです。しかし、それでは仕事がなくて暇そうだと、周りの人が不快に思うことがあるかもしれません。
そんなときは、積極的に雑務を引き受けたり、同僚の業務を手伝うのがよいでしょう。また、有給休暇が残っているなら、それを消化したいと上司に願い出ることも一つの案です。
いずれにしても、最後の日まで気を引き締めて、周りの仕事を手伝うくらいの気配りを示すのが、会社を辞める側としての礼儀といえるでしょう。
１．業務の総体的な説明をする
通常であれば、一人の社員が複数の業務を担当していることが多いはずです。
その業務の優先順位や目的、社内での位置づけなど全体像を説明すれば、後任者も理解しやすいでしょう。
２．いつ、何をすべきかをまとめる
「月初に入金を確認する」など、１ヵ月の間で何をすべきか、一覧表を作成してみましょう。
また、業務の進捗状況や今後の見通しなどもまとめておくとよいでしょう。
３．これまでのトラブルをまとめる
これまでの担当業務や、顧客との間でトラブルがあった場合は、その経緯を明らかにすることで後任者もある程度の心構えができます。万が一のために、その対処法も一緒に伝えておくと便利です。
４．書類をファイリングする
業務上必要な資料やマニュアルは、案件ごとにファイリングしたり、パソコン上でフォルダーを作るとよいでしょう。また、関連書籍がある場合は、その所在も明確にしておくと親切です。
５．顧客の連絡先をまとめよう
顧客の連絡先も案件ごとにまとめるておくとよいでしょう。担当者の名前だけでなく、折衝時の注意点や趣味、人柄などまで一緒に書いておくと、後々重宝されることになります。